Modelové výpočty a výběr účetní
Cenová nabídka účetní: co v ní hledat, co bývá navíc a jak nabídky porovnat
Jak číst cenovou nabídku účetní nebo účetní kanceláře, co se počítá jako doklad, které úkony bývají účtované zvlášť, jak přepočítat nabídky na roční cenu a varovné signály.
Nabídky účetních se nedají porovnat podle jedné čísla, protože každá definuje rozsah jinak. Při srovnání potřebujete u každé nabídky zjistit tři věci: co se počítá jako jednotka ceny (doklad, položka výpisu, hodina, měsíc), co je v ceně a co se účtuje zvlášť (roční přiznání, přehledy pro ČSSZ a pojišťovnu, účetní závěrka, kontrolní hlášení, mzdy, komunikace s úřadem). Teprve potom nabídky přepočítejte na roční částku při vašem skutečném počtu dokladů. Nejnižší sazba za doklad často neznamená nejnižší roční cenu.
Článek patří k postupu výběru účetní. Všechny ceny v článku jsou modelové.
Co je „doklad“ a proč na tom záleží
| Definice dokladu v nabídce | Co znamená pro 100 plateb kartou měsíčně |
|---|---|
| Bankovní výpis = 1 doklad | 1 doklad |
| Každá položka výpisu = 1 doklad | 100 dokladů |
| Souhrnný doklad za platební bránu | podle počtu souhrnů |
| Účetní zápis (řádek deníku) | může být víc než doklad, např. faktura se dvěma sazbami DPH |
Pokud máte hodně drobných plateb (e-shop, kavárna, platby kartou), je definice dokladu nejdůležitější otázkou celé nabídky. Zeptejte se písemně a uveďte vlastní příklad.
Úkony, které bývají účtované zvlášť
Projděte nabídku proti tomuto seznamu a ke každé položce si poznamenejte „v ceně“, „za příplatek“ nebo „nedělá“:
- přiznání k DPH a kontrolní hlášení, souhrnné hlášení,
- roční přiznání k dani z příjmů,
- přehled pro ČSSZ a pro zdravotní pojišťovnu (OSVČ),
- účetní závěrka a její uložení do Sbírky listin (s.r.o.),
- mzdy: cena za zaměstnance a měsíc, přihlášky a odhlášky, roční zúčtování, potvrzení pro zaměstnance,
- silniční daň, daň z nemovitých věcí,
- vyřizování výzev finančního úřadu, účast při kontrole,
- konzultace (kolik je v ceně, jak se účtují další),
- zpracování dokladů dodaných po termínu,
- opravy chyb z minulých období, které nezpůsobila tato účetní.
Modelové srovnání tří nabídek pro s.r.o.
s.r.o. plátce DPH, 60 dokladů měsíčně, 2 zaměstnanci. Ceny jsou ilustrativní:
| Položka | Nabídka A | Nabídka B | Nabídka C |
|---|---|---|---|
| Účetnictví | 70 Kč × 60 = 4 200 Kč/měs. | paušál 6 500 Kč/měs. do 80 dokladů | 600 Kč/hod., odhad 6 h = 3 600 Kč/měs. |
| DPH a kontrolní hlášení | v ceně | v ceně | 700 Kč/měs. |
| Mzdy | 350 Kč × 2 = 700 Kč/měs. | v ceně | 400 Kč × 2 = 800 Kč/měs. |
| Účetní závěrka a DPPO | 8 000 Kč/rok | v ceně | podle hodin, odhad 12 h = 7 200 Kč |
| Roční cena | (4 200 + 700) × 12 + 8 000 = 66 800 Kč | 6 500 × 12 = 78 000 Kč | (3 600 + 700 + 800) × 12 + 7 200 = 68 400 Kč |
Nabídka A vychází nejlevněji, ale jen pokud se počet dokladů nezvýší. Při 90 dokladech měsíčně by A stála (6 300 + 700) × 12 + 8 000 = 92 000 Kč, kdežto B by zůstala na 78 000 Kč, pokud kancelář nenavýší paušál za překročení 80 dokladů. Nabídka C nese riziko, že skutečných hodin bude víc. Přepočet pro svou firmu si udělejte v kalkulačce ceny účetní.
Kvalitativní kritéria vedle ceny
| Kritérium | Proč je důležité |
|---|---|
| Zastupitelnost | pokud účetní onemocní v týdnu před termínem DPH, pokuta jde za vámi |
| Pojištění odpovědnosti | kryje škodu z chyby účetní, ale jen do limitu |
| Program a přístup k datům | rozhoduje o tom, jak snadno odejdete |
| Termíny | kdy chce doklady a kdy odesílá podání |
| Komunikace | e-mail, portál, osobní schůzky; rychlost odpovědi |
| Specializace | zkušenost s vaším oborem (stavebnictví, e-shop, zahraničí) |
| Daňový poradce v týmu | prodloužené lhůty a odbornější rady |
Rozdíly mezi účetní a daňovým poradcem shrnuje článek daňový poradce, nebo účetní.
Varovné signály v nabídce
- Nabídka neuvádí, co je v ceně, jen „od X Kč“.
- Účetní odmítá písemnou smlouvu.
- Cena za doklad je výrazně nižší než u ostatních, ale přiznání a přehledy se účtují vysoko zvlášť.
- Nejasné podmínky ukončení a předání dat.
- Sliby typu „s námi nezaplatíte žádné daně“.
Jak připravit poptávku, aby byly nabídky srovnatelné
Pošlete všem účetním stejný krátký popis: právní forma, režim (paušální výdaje, daňová evidence, účetnictví), plátcovství DPH a jeho období, průměrný počet vydaných a přijatých faktur, počet řádků bankovních výpisů, počet zaměstnanců a dohod, obchod se zahraničím a zvláštnosti (sklad, auto, leasing, dotace). Připojte otázku, jak účetní počítá doklad, a požádejte o rozpis ceny na roční částku. Pokud část práce chcete dělat sami (fakturace, nahrávání dokladů do aplikace), napište to; některé kanceláře pak nabídnou nižší cenu, viz vlastní účetnictví, nebo externí účetní. Celkovou roční cenu účetní pak započtěte do rozpočtu spolu s rezervou na daně, viz kolik si odkládat na daně a pojistné.
Časté dotazy
Je normální platit zálohu předem?
Některé kanceláře fakturují měsíční paušál předem, jiné zpětně podle skutečných dokladů. Obojí je běžné; rozhodující je, aby to bylo ve smlouvě.
Mohu vyjednat nižší cenu?
Často ano, pokud nabídnete lépe připravené podklady: elektronické doklady, přístup k výpisům, dodržování termínů. Viz automatizace účetnictví.
Účtuje se zvlášť dohánění zanedbaného účetnictví?
Téměř vždy. Dohánění se obvykle účtuje hodinově, protože rozsah práce předem nelze odhadnout.
Zvyšuje se cena každý rok?
Záleží na smlouvě. Často je v ní ujednání o úpravě ceny podle inflace nebo o oznámení nového ceníku s předstihem. Zkontrolujte, zda máte možnost smlouvu v takovém případě vypovědět.
Zdroje
- ARES — ověření IČO a živnostenského oprávnění účetní
- Komora daňových poradců ČR — ověření daňového poradce
- Svaz účetních ČR — profesní organizace účetních
- Finanční správa — přehled podání, která má účetní za vás zpracovat
