Modelové výpočty a výběr účetní
Jak vybrat účetní pro OSVČ nebo s.r.o.: postup krok za krokem a kontrolní seznam
Postup výběru účetní nebo účetní kanceláře v Česku od přípravy podkladů přes poptávku a srovnání nabídek po smlouvu a předání účetnictví, s kontrolním seznamem.
Dobrou účetní vyberete podle rozsahu a spolehlivosti, ne podle nejnižší sazby za doklad. Postup má pět kroků: (1) zjistit, jaký režim a jaké povinnosti máte, (2) spočítat doklady a sepsat zvláštnosti, (3) poslat stejné zadání nejméně třem účetním, (4) nabídky přepočítat na roční cenu se stejným rozsahem a (5) podepsat smlouvu s termíny, odpovědností a pravidly ukončení. Protože profese účetní není regulovaná, musíte si kvalitu ověřit sami: reference, pojištění odpovědnosti, zastupitelnost a způsob komunikace. Na konci článku je kontrolní seznam, který si můžete odškrtávat v interaktivním checklistu.
Tento článek je pilířem rubriky Modelové výpočty a výběr účetní.
Krok 1: Ujasněte si, co od účetní potřebujete
| Vaše situace | Co účetní typicky dělá | Potřebujete účetní? |
|---|---|---|
| OSVČ v paušálním režimu | nic průběžně, případně kontrola podmínek | většinou ne |
| OSVČ s paušálními výdaji, neplátce | roční přiznání a přehledy | volitelně |
| OSVČ s daňovou evidencí | průběžná evidence, přiznání, přehledy | často ano |
| OSVČ plátce DPH | měsíční/čtvrtletní DPH, kontrolní hlášení | obvykle ano |
| s.r.o. | podvojné účetnictví, závěrka, DPPO, Sbírka listin | téměř vždy |
| Zaměstnavatel | mzdy, hlášení, roční zúčtování | ano, nebo mzdová účetní |
Pokud zvažujete, že si evidenci povedete sami, spočítejte si nejdřív vlastní účetnictví v aplikaci, nebo externí účetní. Než začnete poptávat, je dobré vědět, zda vám nevyhovuje jiný režim. Srovnání je v článcích paušální daň, nebo paušální výdaje a daňová evidence, nebo účetnictví.
Krok 2: Spočítejte doklady a sepište zvláštnosti
Projděte posledních tři až šest měsíců a spočítejte:
- vydané faktury a přijaté faktury,
- pokladní doklady a účtenky,
- řádky bankovních výpisů (platby kartou, poplatky, převody),
- počet zaměstnanců a dohod (DPP, DPČ).
Sepište také zvláštnosti, které zvyšují pracnost: nákupy a prodeje v EU, služby od zahraničních platforem, sklad, e-shop s platební bránou, auto v obchodním majetku, leasing, dotace, pronájem. Tyto informace dejte do poptávky všem stejně, jinak nabídky nepůjde porovnat.
Krok 3: Poptávka a první schůzka
Do poptávky napište režim, plátcovství DPH, průměrný počet dokladů, mzdy a zvláštnosti. Na schůzce se zeptejte:
- Kdo konkrétně bude moje účetnictví zpracovávat a kdo ho zastoupí při nemoci nebo dovolené?
- V jakém programu účtujete a jak k datům budu mít přístup?
- Do kdy potřebujete doklady a do kdy odesíláte podání?
- Máte pojištění odpovědnosti za škodu a s jakým limitem?
- Kdo podává přiznání: vy, nebo daňový poradce? (Rozdíl ve lhůtách vysvětluje článek daňový poradce, nebo účetní.)
- Co je v ceně a co se účtuje zvlášť?
- Jak předáte data a doklady, když spolupráci ukončím?
Krok 4: Přepočítejte nabídky na roční cenu
Nabídky mívají různou strukturu: jedna účtuje za doklad, druhá paušálem, třetí hodinově. Přepočtěte je na roční částku se stejným rozsahem. Modelový příklad s ilustrativními čísly pro OSVČ plátce DPH se 40 doklady měsíčně:
| Nabídka | Struktura | Výpočet za rok | Roční cena |
|---|---|---|---|
| A | 55 Kč/doklad, přiznání DPH v ceně, roční přiznání 3 000 Kč | 40 × 55 × 12 + 3 000 | 29 400 Kč |
| B | paušál 2 200 Kč měsíčně do 50 dokladů, vše v ceně | 2 200 × 12 | 26 400 Kč |
| C | 45 Kč/doklad, DPH + KH 500 Kč měsíčně, roční přiznání a přehledy 4 000 Kč | 40 × 45 × 12 + 500 × 12 + 4 000 | 31 600 Kč |
Nabídka C měla nejnižší sazbu za doklad, ale vychází nejdráž. Podrobně se čtení nabídek věnuje článek jak porovnat nabídky účetních. Měsíční cenu si můžete ověřit v kalkulačce ceny účetní.
Do rozpočtu na účetní započítejte i to, kolik si budete odkládat na daně a pojistné; postup je v článku kolik si odkládat na daně a pojistné. Jste-li plátce DPH, ověřte si na schůzce, zda účetní umí vysvětlit základní výpočty z článku výpočet DPH na příkladech, například výpočet daně z ceny s daní a nárok na odpočet.
Krok 5: Smlouva a předání
Smlouva by měla obsahovat rozsah služeb, cenu a její změny, termíny předání dokladů a odeslání podání, odpovědnost za škodu, mlčenlivost, zpracování osobních údajů a postup při ukončení. Detailní seznam je v článku smlouva s účetní. Při přechodu od předchozí účetní si vyžádejte:
- účetní data v exportu ze software a v čitelné podobě (deník, knihy, saldokonto),
- podaná přiznání, kontrolní hlášení a potvrzení o podání,
- přehled otevřených pohledávek a závazků a stav na daňových účtech,
- korespondenci s finančním úřadem a pojišťovnami.
Kontrolní seznam
- Znám svůj režim a plátcovství DPH.
- Mám spočítané doklady a sepsané zvláštnosti.
- Poslal(a) jsem stejné zadání nejméně třem účetním.
- Nabídky mám přepočtené na roční cenu se stejným rozsahem.
- Vím, kdo mě zastoupí při nepřítomnosti účetní.
- Ověřil(a) jsem pojištění odpovědnosti.
- Smlouva obsahuje termíny, odpovědnost a předání dat.
- Mám přístup do datové schránky a vím, kdo ji sleduje.
Časté dotazy
Je lepší účetní na volné noze, nebo kancelář?
Účetní na volné noze bývá osobnější a někdy levnější, kancelář má lepší zastupitelnost a často i mzdovou účetní a daňového poradce. Rozhoduje složitost vaší agendy a riziko výpadku.
Jak často se s účetní potkávat?
Pravidelný kontakt stačí elektronicky. Osobní nebo online schůzka se vyplatí před koncem roku kvůli plánování daní a po podání přiznání kvůli kontrole výsledku.
Mohu změnit účetní v průběhu roku?
Ano. Nejjednodušší je změna k začátku měsíce nebo čtvrtletí, po podání DPH. U s.r.o. je ideální změna po podání přiznání a zveřejnění závěrky.
Kolik předem by se měla účetní vybírat?
Nejméně měsíc před prvním termínem, který má zpracovat. Na konci roku a v březnu mají účetní nejvíc práce a nové klienty berou méně ochotně.
Zdroje
- Komora daňových poradců ČR — ověření daňového poradce
- Svaz účetních ČR — profesní organizace účetních
- ARES — ověření podnikatele a jeho živnostenského oprávnění
- Finanční správa — přehled povinností podnikatelů
