Modelové výpočty a výběr účetní
Smlouva s účetní: co v ní má být, odpovědnost za škodu, plná moc a ukončení spolupráce
Co má obsahovat smlouva s účetní nebo účetní kanceláří v Česku: rozsah, termíny, cena, odpovědnost za škodu a její omezení, GDPR, plná moc, výpověď a předání dat.
Smlouva s účetní by měla jasně říct co účetní dělá, do kdy jí předáte podklady a do kdy odešle podání, kolik to stojí, kdo odpovídá za škodu při chybě nebo zmeškané lhůtě, jak se chrání vaše data a jak a v jaké podobě dostanete účetnictví zpět při ukončení. Zákon žádný povinný vzor nestanoví; jde obvykle o smlouvu podle občanského zákoníku (89/2012 Sb.), často příkazní nebo nepojmenovanou. Smlouva je důležitá hlavně proto, že pokutu za pozdní podání vyměří finanční úřad vždy vám. Jestli ji po účetní dostanete zpět, rozhoduje právě smlouva a důkazy o tom, kdy jste podklady předali.
Článek patří k postupu výběru účetní. Nejde o právní radu; u větších firem nechte smlouvu zkontrolovat advokátem.
Povinné body smlouvy
| Bod | Co přesně upravit | Proč |
|---|---|---|
| Rozsah služeb | vedení evidence nebo účetnictví, DPH, KH, přiznání, přehledy, mzdy, závěrka | předejde sporům o „to nebylo v ceně“ |
| Termíny předání podkladů | například do 10. dne následujícího měsíce | základ pro posouzení odpovědnosti |
| Termíny odeslání podání | například DPH a KH nejpozději 2 pracovní dny před lhůtou | rezerva na technické problémy |
| Cena a fakturace | jednotka ceny, co je zvlášť, změna cen | předvídatelnost |
| Odpovědnost za škodu | rozsah, případné omezení, pojištění | náhrada pokut a úroků |
| Mlčenlivost | o všech údajích klienta | ochrana obchodního tajemství |
| Osobní údaje | zpracovatelská smlouva podle GDPR, pokud účetní zpracovává osobní údaje za vás (mzdy) | povinnost správce |
| Plná moc | kdo a v jakém rozsahu jedná s finančním úřadem, ČSSZ a pojišťovnou | jasné zastupování |
| Ukončení | výpovědní doba, předání dat a dokladů, dokončení rozpracovaných podání | plynulý přechod |
Odpovědnost za škodu a její omezení
Podle občanského zákoníku nahradí ten, kdo poruší smluvní povinnost, škodu, kterou tím způsobil (§ 2913). Pro podnikatele to v praxi znamená:
- Pokud účetní zmešká lhůtu, i když jste podklady předali včas, je pokuta za opožděné tvrzení nebo kontrolní hlášení typicky škodou, kterou lze požadovat.
- Pokud jste podklady předali pozdě nebo neúplně, odpovědnost účetní se snižuje nebo zaniká.
- Penále za doměřenou daň a úrok z prodlení se posuzují podle toho, čím chyba vznikla. Samotná daň, kterou jste měli zaplatit tak jako tak, škodou není.
Smlouvy často obsahují omezení odpovědnosti na určitou částku, například násobek měsíční odměny. Občanský zákoník ale nedovoluje předem vyloučit odpovědnost za škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti (§ 2898). Vyplatí se znát i limit pojištění odpovědnosti účetní; daňový poradce má pojištění ze zákona povinné. Další souvislosti rozebírá článek kdo platí chybu účetní.
Modelová situace: kdo platí pokutu
Ilustrativní příklad: s.r.o. plátce DPH předává doklady za srpen 9. září, smlouva stanoví termín předání do 10. dne. Účetní kontrolní hlášení odešle až 3. října, tedy po lhůtě 25. září, a nikdo ho k podání nevyzval.
| Skutečnost | Důsledek |
|---|---|
| Opožděné KH podané bez výzvy | pokuta 1 000 Kč podle § 101h ZDPH, ale první takové prodlení v kalendářním roce je bez pokuty (§ 101j) |
| Opožděné přiznání k DPH o víc než 5 pracovních dnů | pokuta 0,05 % daně za každý den, pod 1 000 Kč se nepředepíše |
| Doklady předány včas | náhradu pokuty lze požadovat po účetní podle smlouvy |
Částky pokut podrobně vysvětlují články kontrolní hlášení: pokuty a chyby a pokuty za pozdní podání.
Jak doložit předání podkladů
- Předávejte doklady přes sdílené úložiště nebo portál s časovým razítkem, nebo e-mailem.
- U papírových dokladů si nechte podepsat předávací protokol s datem.
- Účetní by měla potvrzovat odeslání podání (kopie potvrzení z portálu MOJE daně nebo datové schránky).
Ukončení spolupráce a předání účetnictví
Ve smlouvě si sjednejte:
- výpovědní dobu (typicky jeden až tři měsíce) a kdo dokončí podání za poslední období,
- předání dat v exportu z účetního programu a v čitelném formátu (PDF sestav: deník, hlavní kniha, saldokonto, kniha jízd, mzdové listy),
- vrácení originálů dokladů,
- předání přístupů a odvolání plných mocí u finančního úřadu, ČSSZ a pojišťoven,
- že účetní nesmí zadržovat doklady kvůli sporu o fakturu (nebo alespoň jak se postupuje).
Plná moc pro účetní a daňového poradce
Pro jednání s finančním úřadem se uděluje plná moc, obecná nebo pro určité úkony. Daňový poradce, který podá přiznání po uplynutí tříměsíční lhůty, prodlužuje lhůtu na šest měsíců (§ 136 daňového řádu). Plnou moc lze kdykoli odvolat; při změně účetní ji odvolejte písemně u všech úřadů. Rozdíl mezi rolemi popisuje článek daňový poradce, nebo účetní.
Rozsah služeb do smlouvy převezměte z nabídky, kterou jste si předem porovnali podle článku jak porovnat nabídky účetních. Pokud část práce děláte sami, například fakturaci v aplikaci, popište ve smlouvě přesně, co dodáváte vy a co účetní, viz vlastní účetnictví, nebo externí účetní.
Časté dotazy
Stačí objednávka e-mailem místo smlouvy?
Smlouva může vzniknout i e-mailem, ale bez dohodnutých termínů a odpovědnosti se špatně dokazuje, kdo za co mohl. Doporučuje se písemný dokument s přílohou rozsahu služeb.
Musí účetní podepsat zpracovatelskou smlouvu?
Pokud za vás zpracovává osobní údaje zaměstnanců nebo zákazníků, vyžaduje GDPR smlouvu se zpracovatelem nebo jiný právní akt. Některé kanceláře ji mají jako součást obchodních podmínek.
Kdy se promlčí nárok na náhradu škody?
Obecná promlčecí lhůta podle občanského zákoníku je tři roky od doby, kdy jste se o škodě a o tom, kdo za ni odpovídá, dozvěděli nebo mohli dozvědět. Nečekejte s uplatněním.
Mohu účetní zakázat, aby práci předala kolegyni?
Ano, smlouva může vyžadovat osobní plnění. Pak ale řešte, kdo vás zastoupí při nemoci.
Zdroje
- e-Sbírka — občanský zákoník 89/2012 Sb. (§ 2898, § 2913), daňový řád 280/2009 Sb.
- Úřad pro ochranu osobních údajů — povinnosti správce a zpracovatele podle GDPR
- Finanční správa — plné moci a zastupování v daňovém řízení
- Komora daňových poradců ČR — informace o daňových poradcích
