Modelové výpočty a výběr účetní
Vlastní účetnictví v aplikaci, nebo externí účetní? Výpočet ceny času a rizik
Kdy se OSVČ nebo malé s.r.o. vyplatí vést evidenci samostatně v online aplikaci a kdy zaplatit účetní: modelový výpočet ceny vlastního času, rizika chyb a hybridní řešení.
Vést si evidenci sám se obvykle vyplatí OSVČ neplátci DPH s paušálními výdaji nebo jednoduchou daňovou evidencí a několika desítkami dokladů měsíčně. Online aplikace zvládne faktury, přehled příjmů i vygenerování přiznání. Externí účetní se naopak vyplatí, jakmile přibude plátcovství DPH, zaměstnanci, zahraniční plnění nebo s.r.o. s podvojným účetnictvím, protože roste riziko chyb s pokutami a čas, který byste účetnictví věnovali. Rozhodnutí si můžete spočítat: porovnejte cenu účetní s cenou vlastního času a připočtěte riziko pokut, které hrozí při nezkušenosti.
Článek patří k postupu výběru účetní. Všechny ceny jsou modelové.
Kdo to typicky zvládne sám
| Profil | Sám v aplikaci | Spíš účetní |
|---|---|---|
| OSVČ v paušálním režimu | ano, stačí hlídat platby a limity | – |
| OSVČ, paušální výdaje, neplátce | ano | při souběhu příjmů (nájem, zaměstnání, zahraničí) |
| OSVČ, daňová evidence, neplátce, do 30 dokladů | často ano | majetek, auto, leasing |
| OSVČ plátce DPH | s praxí, pokud jsou plnění jednoduchá | přenesená daň, EU, smíšené použití |
| s.r.o. | výjimečně (znalost podvojného účetnictví) | obvykle ano |
| Zaměstnavatel | jen s mzdovou praxí | ano |
Modelový výpočet: cena vlastního času
OSVČ plátce DPH, 40 dokladů měsíčně. Hodnoty jsou ilustrativní:
| Položka | Sám v aplikaci | Externí účetní |
|---|---|---|
| Předplatné aplikace | 350 Kč/měs. | 0 Kč (program má účetní) |
| Cena účetní | 0 Kč | 40 × 60 + 600 = 3 000 Kč/měs. |
| Vlastní čas na evidenci | 5 h/měs. | 1,5 h/měs. (třídění a předání) |
| Hodnota hodiny vaší práce | 600 Kč | 600 Kč |
| Cena vlastního času | 3 000 Kč | 900 Kč |
| Celkem měsíčně | 3 350 Kč | 3 900 Kč |
Rozdíl 550 Kč měsíčně ve prospěch vlastní evidence. Pokud však hodnota vaší hodiny je 1 000 Kč (čas, který můžete vyfakturovat klientům), vychází vlastní evidence na 350 + 5 000 = 5 350 Kč a externí účetní na 3 000 + 1 500 = 4 500 Kč. Externí účetní je pak levnější. Svou cenu účetní si spočítejte v kalkulačce ceny účetní.
Započítejte riziko chyb
Nezkušenost se projevuje hlavně v termínech a v DPH:
| Chyba | Možný dopad podle zákona |
|---|---|
| Kontrolní hlášení podané pozdě bez výzvy (po prvním prominutí v roce) | 1 000 Kč, u fyzické osoby i čtvrtletního plátce stejně |
| Nepodání KH ani na výzvu | 10 000 Kč až 50 000 Kč (u fyzických osob poloviční) |
| Doměřená daň po kontrole | penále 20 % z doměřené částky + úrok z prodlení |
| Přiznání podané o víc než 5 pracovních dnů pozdě | 0,05 % daně denně, max. 5 % |
Jedno doměření DPH po kontrole ve výši 50 000 Kč znamená penále 10 000 Kč a k tomu úrok z prodlení. To je víc, než kolik činí roční rozdíl v ceně z modelového výpočtu. Přehled sankcí najdete v článku pokuty za pozdní podání a kontrolní hlášení: pokuty a chyby.
Hybridní řešení
Mezi „všechno sám“ a „všechno účetní“ existují kombinace:
- Sám fakturujete a evidujete, účetní jen kontroluje jednou za čtvrtletí a podává roční přiznání.
- Sdílená aplikace: doklady nahráváte vy, účetní je zaúčtuje a podá DPH. Často levnější díky menší ruční práci.
- Sám účtujete, roční přiznání podává daňový poradce: získáte prodlouženou lhůtu a kontrolu výsledku.
- Mzdy outsourcované zvlášť mzdové účetní, zbytek sám.
Jak automatizace ovlivní cenu účetní, popisuje článek automatizace účetnictví a software.
Co musíte umět, když účtujete sami
- Rozlišit daňově uznatelné a neuznatelné výdaje (reprezentace, osobní spotřeba).
- U plátce správně určit sazbu DPH, datum uskutečnění plnění a nárok na odpočet.
- Vyplnit kontrolní hlášení s rozdělením dokladů nad a pod 10 000 Kč.
- Zařadit majetek nad hranici pro odpisování (hmotný majetek nad 80 000 Kč) a odepisovat ho.
- Vést knihu jízd, pokud uplatňujete skutečné výdaje na auto, nebo použít paušál na dopravu.
- Hlídat termíny podle daňového kalendáře.
Přechod z účetní na vlastní evidenci a zpět
Při přechodu na vlastní evidenci si od účetní vyžádejte stav evidence k datu předání: otevřené pohledávky a závazky, evidenci majetku a odpisů, knihu jízd a seznam podaných přiznání a hlášení. Do aplikace pak zadejte počáteční stavy, aby navazovaly. Pokud se po roce vrátíte k účetní, předáte jí export z aplikace; ujasněte si předem, zda ho umí načíst, a porovnejte nabídky podle článku jak porovnat nabídky účetních. Při vlastní evidenci také nezapomeňte, že rezervu na daně a pojistné si hlídáte sami, viz kolik si odkládat na daně a pojistné, a plátci musí správně počítat DPH, viz výpočet DPH na příkladech.
Časté dotazy
Generuje aplikace přiznání správně?
Aplikace přenese data, která zadáte. Pokud zadáte chybnou sazbu nebo neuznatelný výdaj, přenese chybu do přiznání. Odpovědnost zůstává na vás.
Mohu přejít od účetní k vlastní evidenci uprostřed roku?
Ano, ideálně k začátku čtvrtletí. Vyžádejte si od účetní stav evidence k datu předání, otevřené pohledávky a závazky a přehled podaných přiznání.
Potřebuji pro vlastní účetnictví nějaké oprávnění?
Pro vedení vlastní evidence ne. Oprávnění (živnost) potřebuje jen ten, kdo vede účetnictví pro jiné.
Jak poznám, že už potřebuji účetní?
Typicky ve chvíli, kdy se stanete plátcem DPH, přijmete zaměstnance, začnete obchodovat se zahraničím nebo založíte s.r.o.
Zdroje
- Finanční správa — tiskopisy, elektronická podání, informace k DPH
- MOJE daně — online formuláře a přehled podání
- ČSSZ — ePortál a přehled OSVČ
- e-Sbírka — zákon o daních z příjmů (výdaje, odpisy) a zákon o DPH
